年末調整の4名体制が1名に。マルコメが4,000枚をやめた話

マルコメは1854年創業、長野県に本社を置くみそメーカーです（従業員101〜500名）。労務は本社がまとめて担い、グループ各社から書類を集めて、問い合わせや手続きにも対応しています。

年末調整では、集まった紙を1枚ずつ給与システムに打ち込み、内容を確かめ、回覧してファイルしていました。社労士に共有するために郵送することもあります。繁忙期は短期の派遣や外部への委託で人手を補っていましたが、コロナ禍でそれが難しくなりました。在宅勤務が中心になっても、紙の手続きのために出社する人がいました。

複数のサービスを説明とデモの操作で比べ、年末調整を含め解決したい課題にできることが多い SmartHR を選びました。人事のシステムはすでに使っていましたが、それとは別に入れています。

切り替えは段階を踏みました。まず4月に新卒社員から使い始め、次に給与明細を SmartHR で配って全員に一度ログインしてもらい、そのあとで年末調整を行っています。担当者は、最初に登録して給与明細を見るところから始めたのがよかったのかもしれないと振り返っています。

製造業のため、全員にパソコンを貸しているわけではありません。工場などの拠点にはオンラインの説明会とマニュアルで操作を案内し、社員の個人のスマートフォンやパソコンを使ってもらいました。端末を持たない人のために、共有の iPad を置いた部署もあります。案内には、SmartHR の説明資料を自社向けに手直しして使いました。