年間6万件の書類業務がゼロに。沖縄電力の汎用ワークフロー

沖縄電力は、離島を含む沖縄県全域に電力を届けるエネルギー会社です（グループ約3,800名）。社内の情報共有には Notes を長く使ってきましたが、サポートの終了を控え、2017年ごろから入れ替えを進めました。

Notes の上には、各部門が自由に作ったアプリが100個以上ありました。名前も機能も重なるアプリがいくつもありました。現場には自分たちで業務を良くしたい意欲があり、Excel のマクロや RPA で工夫していましたが、手元の道具では応えきれていませんでした。申請は紙で、上司が出張していると承認待ちの書類が机に残ったままになりました。

新しい基盤には、作り込まれた業務をアプリとして組み直せる kintone を選び、2019年に移行を終えました。そのとき、件名・本文・添付ファイルの3項目だけで、どんな手続きにも使えるワークフローを作っています。順に承認し、差し戻しや分岐もできるので、紙の段階的な承認に慣れた社員にもなじむと考えました。

広め方にも気を配りました。いきなり全面に広げると業務に差し障り、反発も出ると考え、あえて大きく打ち出さず「おまけ」として置き、使うことを一切強制していません。

最初は Notes の反省から現場でのアプリづくりを認めず、情報システム部門とグループの開発会社が作りました。依頼が相次いで追いつかなくなった2023年に解禁し、勉強会でアクセス権の扱いを徹底して教えています。受講は延べ約400名で、日常的にパソコンで働く社員の約半数です。扱う情報に応じて作れる領域を分け、アプリづくりは申請制にしました。