契約の件数管理で年4,500時間超。Flowserveが契約を営業の画面に

Flowserve は、ポンプやバルブ、シールなど、インフラ向けの流体制御の機器を作るメーカーです。

長いあいだ、契約書はメールや書類箱に埋もれていました。法務のプロジェクトマネジャー、ダンディ・トンプソン氏は、最大の問題は契約書がなくなることで、どの契約が有効で、どこで、いつまでなのかを知る必要があったと話しています。

件数の管理は表計算の手作業でした。期限の切れた契約のまま仕事が進み、意図せず古い価格で売ってしまうこともあり、利益率を削っていました。件数の多い他社の契約書のレビューも、遅い手作業でした。

法務は何年も契約管理の仕組みを探していました。決め手は、修正のやり取りと透明性、責任の所在を満たせることと、Salesforce とそのままつながることです。営業担当者が最もよく使う人になるため、営業は普段の CRM の中で契約を扱い、法務は必要な状態を見られる形にしました。

締結した契約は両方のシステムに自動で同期され、地域をまたいでも版の取り違えが起きません。閲覧の権限は Salesforce の設定を引き継ぎ、社外秘の価格は見るべき人にだけ見えます。

表計算での件数管理は、Power BI のダッシュボードに置き換えました。期限が見え、通知も届くので、切れる前に条件を交渉し直せます。他社の契約書のレビューには AI を使い始め、社内の基準とのずれに印を付けて修正案を出させています。