請求書の発送が3日から数分に。マーマフーズが紙をやめた順番

マーマフーズは岩手県で、化学調味料や保存料を使わない惣菜をつくる食品メーカーです（従業員48名／2025年3月時点）。人手が足りず、経理の請求業務では残業が続いていました。

会計を締めたあと、請求書を印刷して封筒に入れ、切手を貼って郵送します。指定日までに届ける必要がある得意先には、先に FAX でも送っていました。仕入先への発注書は、原材料を毎日午前と午後の2回、仕入先ごとに作って印刷し、FAX で送ります。誤送信や送信待ち、送信エラーにも時間を取られていました。

2020年6月に楽楽明細を入れ、まず請求書の電子化から始めました。社内のシステムを直し、請求書と発注書の PDF がまとめて作られ、ほぼ自動でアップロードと承認依頼まで進むようにしています。数時間後には受け取られたかを自動で確かめて知らせます。

つまずいたのは取引先の登録です。最初は取引先に自分で登録してもらうよう案内しましたが、なかなか進まず、案内を送り直したり電話でお願いしたりしました。そこで発注書のときは、メールアドレスや担当者名を書いて FAX かメールで返してもらい、自社で登録する方法に変えました。すると返事が早くなり、登録が進みました。

発注書に広げたのには理由があります。請求書は月に数回の作業なので、毎日紙で出して FAX していた発注書も電子にして、効果を大きくしようとしたのです。WEB で受け取れない取引先や、担当者が高齢で紙を望む小さな事務所には、同じ仕組みから FAX や郵送で送っています。