600チーム分のレポートを、丸1日から手放す。Swecoの積み上げ方

Sweco は欧州の建築・エンジニアリングのコンサルティング会社で、18,500人が働き、年に10万件の案件を扱っています。創業から130年を超えます。

600のチームが、それぞれ月の実績を25ページの PowerPoint にまとめていました。1チーム分を集めるのに丸1日。合わせると月2,500時間を超える手作業です。

人事でも、新しく入る社員の情報を、担当者が受信箱で確かめては人事システムに手で入れていました。専門性の高い建築家や技術者が、関わる必要の薄い作業に時間を取られていることも課題でした。

2020年2月に AI・自動化の責任者として加わったデヴィッド・ハンター氏は、経営陣に「RPA を試行する必要はない」と説明しました。最初の1か月で、クラウドの UiPath と専任の開発者をそろえ、数百の自動化を支えられる推進の拠点（CoE）を作っています。

最初の自動化は人事の入社手続きで、今はロボットが1時間ごとに受信箱を確かめて入力しています。そこから財務、IT、法務、事業部門へと広げ、50を超える業務システムにまたがる処理を自動にしました。

候補は社員から集めます。社内のイントラや動画、ワークショップで考え方を伝えてから案を募り、400件を超える提案が集まりました。簡単さ・安定性・見込める効果の基準で選び、評価は7分半で済ませます。

当初は、ロボットがほかのシステムとどう関わるか、長く安定して動くかを警戒する声もありました。事故なく動いた実績を重ね、今では重要な処理を任される存在です。