1年でバックオフィス1万時間減。Fonds Finanzの127個の自動化

Fonds Finanz はドイツで保険の仲介業者を束ねるプラットフォームを運営する会社で、1996年から買収も重ねて大きくなりました。2023年に発表した前年の年間売上は、13%増の2億5,430万ユーロです。

顧客の情報は、顧客対応の Salesforce、仲介業者向けの2つの仕組み、支払いの SAP と、少なくとも4つのシステムに分かれ、連携の口がないものは回り道でつないでいました。保険の申込書は、社員が契約者・保険料・被保険者などを1件ずつ抜き出して確かめており、本社では事務の担当チームがこの処理に追われていました。

始まりは2021年、マーケティングの担当者が Facebook の見込み客を顧客管理に入れたいと考えたことでした。開発者に作ってもらう方法は遅かったため、ノーコードの Make で自分で組んでいます。続けて自社サイトの見込み客も取り込みました。

評判が広がり、営業から新規顧客の受け入れを頼まれ、申込書の処理にも広がりました。申込書の届いたメールを Salesforce から取り出し、文書を読み取る AI に渡して契約の情報を抜き出します。分かれたシステム同士のデータも、Make でつないでそろえています。

会社は自動化の専任チームを作り、2人から4人に増やしました。目標は、各部門の社員が自分で作れるようにすることです。週1回、約15人が集まって「いま一番大きい手作業は何か、どう自動にするか」を話し合うワークショップを開き、まず大規模言語モデルに顧客のメールを読ませる方法から教えました。各部門には専任のパワーユーザーも置きました。