レシート月1万枚の入力を、6割減らした会計事務所の考え方

中央みらい会計事務所は税務代理を、トリプルエスは経理の記帳代行を担っています。顧客の多くは中小企業や設立間もない法人、個人事業主で、経理担当のいない会社の記帳を代わりに引き受けています。

記帳では、届いたレシートや領収書の中身を人が打ち込み、会計の専用ソフトで扱える形にします。量は月1万枚、作業時間は45時間を超えていました。確定申告前の1月から3月には入力が集中し、締め切りもあるため社員総出で当たっていました。

スタッフからは、時間があれば顧客の先々に向けた提案ができるのに、という声が出ていました。

最初に、複数の会社の AI-OCR の試用版で読み取り精度を比べました。他社が65〜80%だったのに対し、選んだレシート・領収書向けのものは90%超え。手書き風のロゴや独特な書体、現金とクレジットの表記が混ざったレシートまで読めたのは、これだけだったといいます。

次に、3か月ほど実際の業務で検証しました。会計に要らない情報を省くマクロを作り、RPA とつないだときに問題が出ないかを確かめています。

現場の不安にも手を打ちました。「税務・会計に使えるデータが本当に取れるのか」「かえって手間が増えないか」という声に対し、操作のマニュアルを作り、使い始めてからもフォローしています。

今は、スキャナにレシートを差し込むと、読み取り・証憑のクラウド保管・CSV への変換までを RPA がつなぎます。人は自作のチェックの仕組みで全体の約5%弱を直し、最後に専用ソフトへ取り込みます。