経理の月初業務が約30時間減。ランサーズが紙の承認をやめて

クラウドソーシングを手がけるランサーズ（51〜300名規模）の経理部門は6名で、そのうちマネージャー1名がすべての承認を受け持っていました。仕訳を作るたびに、根拠の資料や内部監査用の証憑を紙に打ち出し、担当者が日付と名前を書いて押印し、マネージャーもチェックして押印します。

月次は5営業日で締めるため、メンバーは月初の4営業日ほど出社し、午前中に印刷・記名・押印を済ませていました。子育て中のメンバーが多く、出社できない日は承認が後回しになります。ミスがあれば修正と再申請になり、マネージャーは承認業務に月110時間ほどかけていました。

同社は経費精算・支払・請求書を、すでにマネーフォワードのクラウドで扱っていました。会計システムは過去に5社を比べて見送った経緯があり、今回は3社を検討しています。決め手は、既存のサービスと自動でつながることと、一部だけ導入できることでした。大きなパッケージへの移行は考えていませんでした。

クラウド会計Plusを入れ、承認申請を画面の上で回す形にしました。以前は会計システムに取り込んだデータを紙に打ち出して確認していましたが、連携によって印刷そのものが要らなくなり、証憑もクラウドに保管されます。

手作業のつなぎも減らしています。源泉所得税のある支払いは、取り込み後に仕訳を作り直していましたが、今は CSV を取り込むだけで正しく反映されます。データが全員に共有されるため、メンバー全員が確かめてからマネージャーが確かめる二重のチェックも組みやすくなりました。