1件約20分 × 月1万件。クレハが月1,800時間を減らした計算

クレハは機能製品や樹脂製品を手がけるメーカーで、連結で4,259名（2022年3月時点）の規模です。国内のグループ会社全体で、経理・財務の効率化が求められていました。

経費精算は会社ごとにやり方がばらばらで、大半の会社が紙か Excel の精算書に記入し、領収書や請求書の原本を貼って経理へ出していました。紙のやりとりと確認・保管、会計システムへの再入力が、申請する側と経理の両方の負担になっていました。

最初に決めたのは、グループで1つのシステムにそろえることです。会計を含む基幹システムはグループで統一されており、項目も多いため、必要な項目を基本データや仕訳データとして会計へ渡せることを第一の条件にしました。数社に同時に問い合わせて比べ、最後の2社からはコストで選んでいます。

設定は2段に分けました。会計への連携を中心とするグループ共通の設定はベンダーの代行でまとめて作り、会社ごとの承認経路や手当の設定はその知見を使って複数社を並行して進めています。対象は社員の経費精算だけでなく、外部から届く請求書の支払依頼も含みます。

導入は2022年6月から12月にかけて、グループ会社ごとに進めました。直接入力や領収書のスキャンという手順の変化に慣れてもらうため、各社で説明会と事前のトレーニング期間を設けています。電子帳簿保存法のオプションも使い、紙のやりとりをやめて、申請・承認・チェックを画面の上だけで終える形にしました。