創出時間が2,800から6,000時間超に。フローレンスの業務切り出し

フローレンスは訪問型の病児保育や障害児保育、看護、認可保育など10以上の事業を手がける認定NPO法人で、スタッフは約700名です。保育士や看護師が担う清掃や事務などの付随業務は、11名の障害者雇用チームが引き受ける仕組みを目指していました。

ただ、現場の業務は口頭で伝えられているものが多く、マニュアルは Word や Excel でばらばらに作られて、どれが最新かも分かりませんでした。文字ばかりで複雑なため、障害のあるスタッフが1人で読んで進められるものはほとんどなく、何を切り出せるかも見えていませんでした。

手順書の道具は、誰が作っても分かりやすくなる仕組みで選びました。1つのステップに1つの動作、どのステップにも画像を付け、文字数にも上限があります。障害児保育園の清掃の手順書では本文をほぼなくし、写真の中に直接指示を書き込んでいます。新しく入った保育士も、説明を受けずにすぐ作業に入れるようになりました。

必要を感じていない部門も多かったため、チームが業務を引き受けたら、作業だけでなくその手順書を「納品物」として一緒に渡すことにしました。受け取った部門が使いやすさを実感し、次からは自分たちで手順書を作ってから依頼する動きが生まれています。

その後、全事業部門の責任者が集まる会議で、この手順書を法人全体の標準にする方針が決まり、「ここを検索すれば必ず見つかる」を共通のルールにしました。依頼は kintone で管理し、作業の記録から手順書へ直接移れるようにしています。