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書類の確認が40分から5分に。郡山市が要介護認定でやめたこと

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BEFORE

40分

1件の調査票を目視で確認する

AFTER

5分

AIが指摘した箇所だけを見る

減った時間の合計 — 残業は月43時間から13時間へ

確認作業は減らしにくい仕事だと思われがちです。郡山市が要介護認定の書類確認を1件40分から約5分にし、残業を3分の1にした進め方から、確認をやめるのではなく減らす方法を説明します。

出典：デジタル庁 ↗

本記事は、各社が公開している導入事例・公開情報をもとに、マクセラスが独自の視点で業務改善の考え方を分析したものです。マクセラスが導入を担当した事例ではありません。

03PROBLEM

74項目を1件ずつ、人が目で照らし合わせていた

マクセラスによる仮説 — 出典に内訳の数字はありません

  • 整合性を照合するいちばん多い
  • 不整合を書き出す次に多い
  • 判断する残り

内訳は、デジタル庁の記事にある「74項目の整合性を目視で確認していた」という説明から、当社が推定したものです。当該企業の実測値ではありません。確認そのものは必要な仕事で、時間がかかっていたのは照らし合わせる作業のほうでした。

04CASE

その現場では何が起きていたか

郡山市には要介護認定の申請が年間1万7,261件（2023年度）あります。調査票は74の質問で構成され、そのうち特記事項は自由記述です。決まった選択肢の回答と、自由に書かれた文章。この2つの間に矛盾がないかを、担当職員が1枚ずつ読んで突き合わせていました。

1件あたり平均40分程度。件数が多いので、確認だけで担当課の時間が埋まります。残業は月平均約43時間（2018年度）に達していました。

05CHANGE

何を変えたのか

  1. 調査票が届く
  2. 74項目を目視
  3. 不整合を探す
  4. 判断する
  5. 審査会へ

5工程。タブで変えたあとと見比べられます。

そこで、文章を読み取れる技術を使い、選択肢の回答と自由記述のあいだで矛盾しそうな箇所を機械が先に洗い出す形に変えました。職員が読むのは、洗い出された箇所だけです。

確認をなくしたのではなく、読む範囲を絞ったということです。矛盾かどうかの最終判断は職員が行います。あわせて審査会の運営も紙をやめ、タブレットで参加する形に移しています。

06RESULT

どれだけ減ったのか

BEFORE40分
AFTER5分

1件の調査票を目視で確認するにかかっていた時間を 約87% 短縮

調査票1件あたりの確認
平均40分 → 約5分
担当課の残業（月平均）
約43時間 → 13時間
年間の申請件数
1万7,261件（2023年度）

デジタル庁が公開した郡山市の取り組みによる数値です。残業時間はデジタル化前の2018年度と、デジタル化後の2021年度の比較として示されています。

08APPLY

民間の会社なら、どこに当てはまるか

「全部に目を通さないと不安」な仕事は、どの会社にもあります。共通しているのは、大半が問題のない書類だということです。

  • 経理・請求書チェック

    全件を目で照合する。差異があるのは一部だけ

  • 品質検査の報告書

    規格から外れた値を探すために全ページを読む

  • 契約書のレビュー

    毎回ひな形と読み比べる。変わっているのは数か所

  • 受発注の入力確認

    注文書と入力内容を突き合わせる。ほとんどは一致している

確認をなくす必要はありません。「全部見る」から「差があるところだけ見る」に変えられないかを考えてください。差を見つける作業は機械が得意で、その差をどう扱うかの判断は人にしかできません。

09YOUR COMPANY

あなたの会社なら、何時間か

確認は1件が短いぶん、件数で積み上がります。まず1か月の件数を数えてください。

この作業に使っている時間

年間 約 1,600 時間

月あたり 約 133 時間

この時間、減らせるかもしれません。

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「確認をなくす」ではなく「見る範囲を狭める」。

確認は品質を守る仕事なので、丸ごと自動化すると事故が起きます。郡山市が変えたのは、確認の有無ではなく確認の範囲でした。

私たちも、まず「その確認で実際に何件はじかれているか」を数えます。はじかれる率が低いほど、範囲を狭める効果は大きくなります。

業務の流れを整理するところから相談する

11FAQ

よくある質問

12SUMMARY

この記事のまとめ

  • 01郡山市は要介護認定の書類確認を1件平均40分から約5分にし、残業を月約43時間から13時間にしたと報告されています
  • 02変えたのは確認の有無ではなく範囲。AIが不整合を指摘し、人はそこだけを見ます
  • 03同じ構造は請求書照合・検品記録・契約書レビューにもあります
  • 04まず「確認して実際に差異が出た件数」を1か月数えてください

13 SOURCES

  • 要介護認定事務の効率化はこう進める：郡山市に学ぶ、業務の棚卸しからAI導入までデジタル庁・2026-08-17 確認原文を見る ↗

掲載している数値は、各出典が公開している報告値です。当社が測定したものではありません。 図や表は、出典が公開している事実をもとに当社が独自に作成しており、出典の図版は使用していません。

本記事は、各社が公開している導入事例・公開情報をもとに、マクセラスが独自の視点で業務改善の考え方を分析したものです。マクセラスが導入を担当した事例ではありません。

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