ITが苦手でも安心！簡単に始められる図面管理術

「ITが苦手だから…」で図面管理をあきらめていませんか？

パソコンが得意な人が社内にほとんどいない
図面管理ソフトに興味はあるけれど、使いこなせるイメージが湧かない
結局、紙図面と個人PCのフォルダで何とか回している

こうした状況は、多くの製造業・建設業で「あるある」です。
しかし、ITが苦手だからこそ、シンプルな図面管理から早めに始めておくべきでもあります。

本記事では、「ITが得意ではない現場」でもムリなく取り組める図面管理の始め方を、 できるだけ専門用語を使わずに解説します。
いきなり難しいシステムを導入するのではなく、「小さく始めて、じわじわレベルアップする」ための考え方と具体的なステップをご紹介します。

よくある現場の声	そのまま放置した場合のリスク
「若い人しかパソコン操作が分からない」	属人化が進み、引き継ぎのたびに混乱
「新しいシステムは覚えるのが大変そう」	改善が進まず、“探す時間”のムダが増え続ける
「今のやり方で何とかなっている」	紙や個人管理が限界を迎えたとき、一気にトラブル

1．なぜ「ITが苦手」なままでは危ないのか

ITが苦手なこと自体は悪いことではありません。ただ、図面管理に関しては、「苦手だから何もしない」状態がつづくと、次のような問題が少しずつ大きくなっていきます。

紙図面や個人PCのフォルダが限界を迎える
図面の紛失・重複・最新版の取り違えが増える
ベテランしか過去案件の場所が分からない
若手ほど「どこに何があるのか」把握できない

こうした状況は、一気に問題として表面化する瞬間があります。

【実際に起こりがちなケース】

急ぎの見積依頼が来たが、過去の類似案件が見つからず、回答が大幅に遅れる
退職した担当者のPCの中にしか図面がなく、復旧に数日かかる
紙図面が破損・紛失しており、過去情報をイチから作り直すことになった

どれも「たまにしか起こらないから」と見逃されがちですが、一度起こるだけで大きな損失につながります。

2．まずは「現状を見える化」するところから

ITが苦手な会社ほど、いきなりシステム選びから入ると失敗しがちです。
最初のステップは、「今どのように図面を管理しているか」をシンプルに把握することです。

チェックしたい3つのポイント

どこに図面が保存されているか（紙・PC・サーバー・USBなど）
誰が主に図面を管理しているか（特定の担当者に偏っていないか）
どのくらい時間をかけて図面を探しているか（1日・1週間ベース）

紙に書き出して、簡単な表にするだけでもかまいません。
「なんとなく不便」から「ここが問題だよね」と言葉にできるだけで、改善のスタートラインに立てます。

3．ITが苦手でもできる「3ステップ図面管理改善」

ここからは、ITが苦手な現場でもムリなく取り組めるように、「できるだけシンプルな3ステップ」に分けて図面管理の改善方法をご紹介します。

STEP1：紙と個人PCを少しずつ卒業する

いきなり「紙を全部禁止！」としてしまうと、現場の反発が大きくなります。
最初は、次のような小さなルールから始めるのがおすすめです。

新しく作る図面は、必ず共有フォルダ（または簡単なクラウド）に保存
紙図面に手書きで修正した内容は、必ずデータ側にも反映
USBやデスクトップへ保存した図面は、その日のうちに正式な保存場所へ移動

ポイントは、「すべてを一気に変えようとしない」ことです。
新しいものから順番にルールをそろえていくだけでも、1年後には大きな差が出てきます。

STEP2：命名ルールと保存場所を決める

ITが得意でなくても、「決めた通りにファイル名を付ける」ことなら誰でもできます。

顧客名＋品番＋版数＋日付など、社内で分かりやすい型を1パターン決める
「社内共通のサンプル」を作り、それに合わせてもらう
昔の図面は無理にすべて直さず、「新規」「重要案件」から順次対応

保存場所も同じです。
「ここにない図面は正式なものではない」と決めてしまえる場所を作り、そこを“図面の家”として扱うイメージです。

STEP3：みんなで使える「簡単ツール」を用意する

ここまでくると、フォルダと命名ルールだけでは限界が見えてきます。
そこで初めて、「シンプルな図面管理ツール」の出番です。

ブラウザから開くだけで使えるクラウド型
画面がシンプルで、マニュアルなしでも触れそうなUI
検索窓に顧客名や品番を入れるだけで図面が出てくる

重要なのは、「機能の多さ」よりも「現場の人が怖がらず触れるかどうか」です。

4．ツール選びで失敗しないための3つのポイント

ITが苦手な会社ほど、「高機能すぎるシステム」を選ぶと定着しません。
ツールを選ぶときにチェックしたいポイントを3つにまとめました。

① 画面が直感的かどうか

パッと見て「何を押せばいいか」が分かるか
文字が小さすぎたり、専門用語だらけになっていないか
よく使う操作が1〜2クリックで完了するか

② サポート・導入支援があるか

オンライン説明会や操作トレーニングがあるか
運用ルールの相談に乗ってもらえるか
トラブル時にすぐ質問できる窓口があるか

③ 段階的に機能を増やせるか

最初は「検索・閲覧」だけに絞って使えるか
慣れてきたら「権限管理」「履歴管理」などを追加できるか
会社の成長や人員増加にも対応できる仕組みか

いきなり100点のシステムを目指す必要はありません。
「今の現場にとって70点だけど、ちゃんと使いこなせるもの」が、結果的に一番効果を発揮します。

5．ITが苦手な会社がやりがちなNGパターン

ここで、ついやってしまいがちなNG例も挙げておきます。

・「とりあえず詳しい人一人に任せる」
→ その人が窓口になりすぎて、逆に属人化が加速
・「まずは無料ツールをいくつか試してみる」
→ データがバラバラのサービスに散らばり、管理が余計に複雑に
・「紙も個人PCもそのまま残して、新システムも追加する」
→ 三重管理になり、現場から「何が正なのか分からない」と不満が出る

大事なのは、「少しずつでも運用をシンプルにしていく」方向に振ることです。

6．小さく始めて、少しずつレベルアップするロードマップ

最後に、ITが苦手な会社でも無理なく進められる、 図面管理レベルアップのイメージをまとめます。

ステージ	状態	次の一歩
LEVEL 1	紙図面・個人PCでバラバラ管理	現状の棚・フォルダ構造を紙に書き出す
LEVEL 2	共有フォルダに新しい図面だけ集約	簡単な命名ルールを決めて運用開始
LEVEL 3	図面管理ツールに移行し、検索が楽になる	権限・履歴・共有などの機能を少しずつ追加

いきなりLEVEL 3を目指す必要はありません。
「半年〜1年かけて、じわじわとLEVEL 2→3へ進む」くらいのイメージが現実的です。

まとめ：ITが苦手だからこそ「簡単に始められる仕組み」を

ITが得意な会社でなくても、図面管理の改善は十分に可能です。むしろ、「複雑なことはできない」からこそ、シンプルで続けやすい仕組みを作りやすいとも言えます。

まずは現状を見える化し、課題を「言葉」にする
紙と個人PCを少しずつ卒業し、共通ルールを作る
現場が怖がらずに触れる「簡単なツール」から始める

これらを丁寧に進めることで、「ITが苦手な会社」から「ITが苦手でもちゃんと回る会社」へと変わっていくことができます。

「ITに自信はないけれど、そろそろ図面管理をどうにかしたい…」
そんな方は、まずは簡単に試せる図面管理の方法から知ってみませんか？ ITが苦手な現場でも使いやすい図面管理の方法を見る

※本記事の内容は一般的な考え方であり、自社の体制・人員・ITレベルに合わせた運用設計が必要です。